Capacitación: Cómo establecer un Plan de Acción frente a la crisis desatada por el Coronavirus

En estos momentos hay mucha preocupación y desánimo en los dueños de Estaciones de Servicio debido al impacto negativo que está teniendo en el negocio la crisis desatada por el coronavirus COVID-19, y frente a ello se hace necesario actuar, tomar decisiones y en definitiva hacer lo que todo empresario debe hacer en tiempos de crisis: tomar con firmeza el timón del barco y tratar de llevarlo a puerto minimizando los daños que la tormenta pueda causar.

Más allá de la incertidumbre y pánico general que todos estamos viviendo en estos días, en ActionCOACH consideramos que es momento de tomar acción y elaborar un plan de respuesta que ayude a contener daños, que permita minimizar impactos y por sobre todo permita que el negocio sobreviva durante los próximos 30 o 60 días con volúmenes de venta muy inferiores a los habituales. Los dueños de Estaciones de Servicio deben entender que este no es un momento para lamentarse y echar culpas alrededor por lo que está pasando, sino de tomar control y en forma proactiva armar un plan concreto de supervivencia que alinee a los integrantes de la empresa en post de un objetivo común: Evitar que la crisis se lleve puesto al negocio.

Dicho plan de “Supervivencia” debe estar centrado alrededor de dos prioridades: Cuidar a las personas y fortalecer la caja del negocio.

Cuidar a las personas:

Como dueños de empresas y líderes del negocio, debemos ser empáticos, dar contención y cuidar a los demás miembros de la empresa para así poder generar la confianza, la cohesión y la alineación que se necesita para actuar en tiempos de crisis. Lo mismo debemos hacer con nuestros clientes; debemos hacer todo lo posible para que nuestra operación diaria sea segura, limpia y libre de riesgo para ellos; y así invitarlos a seguir operando con nosotros.

En situaciones como las que estamos viviendo, hay que poner a las personas primero en vez de lo económico o laboral, porque solo así se lograr generar los lazos de confianza y credibilidad necesarios para que todos los miembros de la empresa se alineen detrás de las prioridades del negocio y se ejecuten las tareas necesarias para transitar de la mejor manera posible esta crisis.  ¿Cómo se hace esto? Simplemente proporcionando opciones para que los diferentes miembros de la empresa puedan cumplir con las restricciones impuestas por el gobierno sin complicaciones; siendo amables con ellos, brindándoles los elementos necesarios para que pueden seguir sirviendo a los clientes en forma segura  y comunicando con claridad el porqué de las decisiones a tomar y de los objetivos a alcanzar. Si esto no se hace, si no se logra brindar contención y cuidado; lo más probable es que no se recupere la confianza de nuestros equipos y de nuestros clientes generándose así más problemas que soluciones, y haciendo que se haga cada vez más difícil la recuperación del negocio.

Fortalecer la caja:

Fortalecer la caja implica saber con claridad cuánto dinero estoy generando y cuanto está ingresando al negocio; para así poder anticipar decisiones de recortes de gastos, de posponer pagos o simplemente de aportar nuevos fondos. 

Dado que los volúmenes de venta han caído muy fuertemente en todas las estaciones; seguramente el flujo de ingresos es inferior a los gastos que hay que afrontar, y muy probablemente lo seguirá siendo por las próximas 2 o 3 o 6 semanas; por lo que se necesita hacer una proyección de ingresos y egresos semanal por las próximas seis semanas para así poder determinar con claridad hasta cuándo podrá aguantar la caja del negocio, que gastos debo (momentáneamente) dejar de pagar o tratar de eliminar y cuando es el momento en el que se deberá aportar fondos frescos al negocio para evitar que este termine colapsando. Por lo que el primer paso que hay que dar es hacer en forma urgente, una planificación semanal de la caja, para luego ponerse a evaluar diferentes estrategias para ayudar a fortalecerla en tiempos de crisis.

Las estrategias posibles para fortalecer la caja del negocio son seis. Ellas son:

1) Eliminar gastos superfluos o innecesarios para este momento;

2) Reducir al máximo el peso de las cuentas corrientes y recobrar los saldos vencidos;

3) Reducir los niveles de stocks y vender inventarios;

4) Frenar las compras de mercaderías y/o insumos que no sean absolutamente necesarias para mantener la operación del negocio; 

5) Sacar provecho de todas las medidas económicas, impositivas y financieras que ponga a disposición el gobierno para recuperar capital de trabajo y;

6) aportar fondos frescos al negocio, ya sea tomando créditos o directamente aportándole fondos propios.

Hoy más que nunca, hay que reducir gastos, minimizar cargos fijos, eliminar las acciones que no aportan valor al negocio y buscar sistemáticamente reducir las ineficiencias operativas. Bajo el actual contexto que vive el sector y que atraviesa el país, hay que controlar muy bien los gastos del negocio y medir la eficiencia de cada una de las áreas y procesos. En tiempos de crisis, hay que poner al negocio a “dieta”; eligiendo muy bien en que gastar. Siempre es mejor realizar un ajuste proactivo de los gastos y condiciones comerciales del negocio, que hacerlo cuando no queda más remedio y no hay otra opción.

En momentos de crisis como la que estamos viviendo, fortalecer la caja es fundamental para mantener vivo al negocio, ya que el efectivo es a las empresas lo que el aire es para las personas. En el momento que se corta su flujo se entra en colapso y se corre riesgo de vida.

Como vengo mencionando en cada una de mis notas para localhost/surtidores; el principal objetivo de los dueños de Estaciones de Servicio es poder desarrollar un negocio sólido, rentable y sustentable en el tiempo. Para ello es necesario que se enfoquen en lo importante, en aquellas actividades que no pueden ser delegadas y sólo pueden ser ejercidas por ustedes, y que eviten gastar tiempo y energía en actividades operacionales que pueden fácilmente ser delegadas. Hay que aprender a administrar el tiempo para concentrarse solo en los temas claves e importantes del negocio y en tiempos de crisis ellas son cuidar a las personas y fortalecer la caja del negocio.

Los dueños son los máximos responsables de que sus empresas perduren en el tiempo, y para ello deben desarrollar la capacidad de proyectar estratégicamente y saber delegar cuestiones operativas en gente capaz, comprometida y profesional. Deben aprender a alejarse de la operación, para poder ocuparse de lo importante y del futuro. La clave está en tomar conciencia de la importancia que tiene el poder salirse de la operación diaria para concentrarse en las necesidades del negocio, en cómo hacer que sea sustentable, y en cómo salir delante de esta situación.

Cuando un a un barco tiene que afrontar una fuerte tormenta automáticamente toda la tripulación se alinea detrás del Capitán a la espera de sus órdenes y directivas para saber que hacer; y en una empresa pasa exactamente lo mismo. En esta crisis son ustedes los que deben decidir y comunicar que se debe hacer y cuál es el objetivo por lograr en los próximos días: Cuidar a las personas y fortalecer la caja del negocio.