Capacitación: Qué tienen que controlar las Estaciones de Servicio para no perder dinero cuando venden con tarjeta

 Los comercios que ofrecen la opción de pagar con tarjetas de crédito y débito se benefician con un aumento en el ticket promedio (las personas suelen gastar más cuando compran con tarjetas de crédito y débito que en efectivo) y pueden aprovechar las compras impulsivas de los clientes. Además, utilizar estos medios de pago es más seguro y les permite a los negocios ofrecer promociones y cuotas a los clientes.

Como contrapartida, conocer cuándo se van a acreditar las ventas con tarjeta de crédito y débito es una gran dificultad que enfrentan. Esto ocurre porque cuando se realiza una venta con tarjeta, la Estación de Servicio no recibe el dinero correspondiente a dicha venta hasta dentro de un plazo de 10 días hábiles, dependiendo del tipo de transacción y/o tarjeta.

Según Increase, una empresa que ofrece soluciones tecnológicas y conectándolos entre sí, la tarea de controlar las ventas con tarjeta es compleja, principalmente por los siguientes motivos:

• Es preciso entrar todos los días para descargar la liquidación y revisar contracargos.
• Las liquidaciones muchas veces no resultan amigables o fáciles de entender.
• Para poder hacer uso de los datos es preciso pasarlos manualmente a Excel.

Por eso, la falta de control sobre los cobros con tarjeta es muy común. Gran parte de los comercios que operan con tarjeta no tienen visibilidad sobre su flujo de efectivo o cash-flow, que es uno de los principales indicadores del estado financiero del comercio. “Esto afecta al comercio porque le impide planificar. Es fundamental tener a la vista los ingresos y egresos proyectados para tomar mejores decisiones y conocer las posibilidades reales de cumplir con compromisos de pago o saber cómo impactará una inversión en la proyección de flujo de caja“, destaca Sebastián Cadenas, CEO de Increase

Perder dinero

La falta de control de las ventas con tarjetas puede llevar al comercio a perder dinero por distintas situaciones:

• Rechazos y contracargos que no son reclamados a tiempo: los contracargos son débitos que las administradoras hacen sobre operaciones que ya habían sido pagadas. En algunos casos pueden reclamarse pero si el comercio no lo sabe a tiempo pierde ese dinero.-
• Retrasos en las acreditaciones: por falta de control los comercios pueden no percibir un retraso en los depósitos que deben recibir por sus ventas con tarjetas de crédito y débito. Cualquier error en este proceso es difícil de ver sin las herramientas adecuadas.
• Pérdida de dinero por no tener claro el flujo de efectivo: muchos comercios recurren a pagos adelantados porque no tienen certeza sobre los montos que van a acreditarse en sus cuentas ni sobre los plazos. Esto genera costos financieros que pueden evitarse.
• Retenciones que no se recuperan: un porcentaje del costo de las ventas con tarjeta corresponde a impuestos y retenciones. Si este monto se contabiliza correctamente, es posible recuperarlo y aprovechar al máximo el crédito fiscal. La falta de claridad hace que los comercios lo pierdan de vista, no lo procesen de manera correcta y entonces se convierte en un costo que podrían evitar.

“Es conveniente utilizar una herramienta para automatizar este complejo proceso de control de las ventas con tarjetas y así contar con información precisa tomada de las administradoras de las tarjetas y ordenada para tener un panorama claro del dinero que va a ingresar por las ventas cada día, sin necesidad de volver a revisar cupones a mano“, completa Cárdenas.