Capacitación: Saber delegar

La delegación de funciones es una tarea indispensable para el crecimiento de una empresa y para su competitividad, ya que significa utilizar a cada persona para aquello que está más capacitada. Sin embargo ofrece dificultades. Como dice David Brojt: “En muchas ocasiones me he preguntado cuáles son las razones por la que los dueños de las pequeñas y medianas empresas dedican tanto tiempo a roles que son perfectamente delegables. La experiencia me ha demostrado que más allá de las excusas de costo, o el de sentir que nadie podrá hacer dicha tarea mejor que ellos, las raíces profundas de esta realidad es el tener que enfrentarse permanentemente con el desafío de su verdadero rol, de su verdadera tarea que es el desarrollo y el crecimiento constante de sus empresas. “



Es cierto, para el dueño de esas empresas, o para cualquier persona que ejerce un rol gerencial, el asumir tareas de menor nivel que el que se espera de ellos, es un refugio y una excusa. Cuando nos enfrascamos en esas tareas nos sentimos que “estamos haciendo” y cuando decimos que “nadie lo puede hacer mejor que nosotros” estamos diciendo algo cierto. Lo que debemos preguntarnos es ¿Estamos haciendo lo mejor que podemos hacer?.



¿Cuál es el rol? No es fácil sentarse a pensar el futuro de su empresa, ni desarrollar estrategias competitivas de largo aliento. Las tareas no delegadas se convierten en el anestésico, que nos hace olvidar de esta necesidad vital. Las empresas de nuestros días requieren de sus conductores un máximo de imaginación y audacia, se necesita tener la mente libre para re-pensar y re-recrear la empresa todos los días.



Sin embargo la delegación ofrece muchas dificultades de orden práctico aún para aquellos que están absolutamente convencidos de su necesidad. Básicamente es el temor a perder el control. Las pautas almacenadas concernientes a la pérdida del control y a la preferencia que la gente tiene por sus propias ideas hace emocionantemente difícil la delegación.



Ideas concretas que ayudan a delegar con éxito



1) Tener claro en qué consiste la tarea: Muchas veces los fracasos en las tareas de delegación se originan en que la persona que delega, no tiene claro que es lo que quiere delegar. El escribir nos ayuda a descubrir las lagunas o ambiguedades que tiene nuestra comprensión del problema. Cuando no delegamos la tarea, al ejecutarla por nosotros mismos vamos a ir descubriendo y solucionando esas diferencias. Para poder delegar la tarea, debemos tenerla muy clara.



2) Dar consignas muy claras y específicas: Es necesario, al delegar una tarea, que la persona que la reciba sea informada de todo lo que se espera de ella, y que la explicación sea adecuada a su nivel de comprensión y experiencia. Estas pautas deberán incluir claramente los objetivos a lograr, los plazos de ejecución, los recursos que se dispondrán, etc.



3) Elegir la persona adecuada: La eficiencia se logra cuando la capacidad de la persona es suficiente. Para elegir a la persona adecuada, debería realizarse una lista de los requisitos que el candidato debe reunir para recibir esa delegación. Una vez más el escribirlas, nos ayudará a clarificar nuestros pensamientos y a evitar vaguedades que luego pueden causar efectos indeseables.



4) Definir pautas de evaluación: Cuando una tarea sale de nuestra órbita personal, debemos conservar el control del desempeño de la misma, mediante evaluaciones periódicas del desempeño. Estas evaluaciones deben ser conocidas por la persona que recibe la delegación e, incluso, es muy aconsejable que participe en la definición de esas pautas y en la evaluación de la misma.